För barnFör ledareOm ossKontaktPressStartsidan
 
 
 
 

Gemensamt personuppgiftsansvar inom IOGT-NTOs Juniorförbund mellan förbund och förening/distrikt/krets

  1. Innehåll
    Denna bilaga reglerar det gemensamma personuppgiftsansvaret som förening, distrikt eller krets har tillsammans med förbundet gällande behandling av personuppgifter. Varje juridisk person ansvarar själv för den behandling som ligger utanför det gemensamma ansvaret.

    Denna överenskommelse reglerar också förhållandet förening, distrikt, krets sinsemellan.

    Med gemensam behandling och gemensamt ansvar avses den behandling som görs i det gemensamma medlemssystemet dit förbundet och förening/distrikt/krets har gemensam tillgång. Så fort uppgifterna har tagits ur systemet ansvarar den juridiska person som hämtat uppgifterna själv för den vidare behandlingen av uppgifterna.

    Varje användare har specifika behörigheter utifrån sitt uppdrag och ser i registret i regel endast de uppgifter som deras uppdrag kräver. Det innebär att varje förening/distrikt/krets som huvudregel enbart har tillgång till uppgifterna i registret om sina egna medlemmar.

  2. Gemensam behandling
    Den gemensamma behandlingen som det är ett delat personuppgiftsansvar för påbörjas när en medlems uppgifter har registrerats i det gemensamma medlemssystemet och både förbundet och aktuell förening/distrikt/krets kan ta del av uppgifterna. Det innebär att den juridiska person som samlar in nya medlemsansökningar ansvarar för den behandlingen. Junis Medlemsservice ansvarar för att vid behov skriva in uppgifterna i systemet eller komplettera dem när det behövs.

    Så snart uppgifter skrivs ut eller sparas ner i digitalt format på annan plats utanför registret upphör det gemensamma ansvaret och det egna ansvaret för hanteringen tar vid.

  3. Aktuell behandling och medel för behandling
    Det medel som används för den gemensamma behandlingen är Junis medlemsregister.

    Den behandling som kan göras i registret är:
    Uppgifterna kan läsas, ändras, tas bort, sökas fram, sammanställas i listor, göras registerutdrag på och upprättas statistik på.

  4. Ändamålet med behandlingen
    Ändamålet med denna behandling är att kunna administrera uppgifterna om våra medlemmar för att kunna föra ett medlemsregister, föra statistik, sammanställa rapporter till externa aktörer och kommunicera med medlemmarna dels ur informationssynpunkt, dels för att till exempel kunna sända ut begäran om att betala medlemsavgift och kalla till årsmöte samt erbjuda eventuella tjänster och produkter till medlemmarna.

    De fullständiga villkoren för behandlingen framgår av Junis integritetspolicy, http://junis.org/integritetspolicy

  5. Regler för hur förening/distrikt/krets får behörighet till medlemsregistret
    För att en representant för förening/distrikt/krets ska få tillgång till medlemsregistret krävs att de av föreningens/distriktets/kretsens styrelse har fått uppdraget som registeransvarig. Det krävs också att personen har genomgått en utbildning samt att hen skriver under på att hen läst och förstått villkoren för sin behörighet.

    Varje år ska till förbundet behörighet för distrikt, förening och krets bekräftas av behörig person, i detta fall firmatecknaren/behörig styrelsemedlem. Om bekräftelsen uteblir stängs behörigheten till dess att bekräftelsen har inkommit till behörighetsansvarig på förbundsnivå.

  6. Innebörd av det gemensamma ansvaret
    Att vara gemensamt personuppgiftsansvariga innebär att den (individen) vars uppgifter vi hanterar gemensamt kan vända sig till vilken som helst av parterna för att begära någon av hens rättigheter enligt GDPR. Det innebär bland annat rätten att ändra uppgifterna, invända mot behandling eller få informationen om sig själv raderad. Det innebär också att om någon av parterna missbrukar uppgiftsbehandling i systemet som finns kan individen vända sig med ett skadeståndsanspråk till vilken som helst av parterna, som sedan får fördela ansvaret inbördes.

  7. Så hanteras en begäran om rättelse, invändning eller radering
    Den part som får in begäran ska skyndsamt se till att uppgifterna blir korrigerade i systemet. Om detta inte är möjligt att genomföra i förening, distrikt eller krets ska kontakt tas med Junis Medlemsservice så snart som möjligt för att få hjälp med att lösa problemet.

  8. Så hanteras ett skadeståndsanspråk
    Om ett anspråk på skadestånd inkommer till förening, distrikt eller krets ska detta så snart som möjligt kommuniceras med Junis datasamordnare. Därefter görs en gemensam utredning om vad som hänt och ett gemensamt svar lämnas så snart det är möjligt.

    Om ett anspråk inkommer till Junis centralt och avser en gemensam behandling i en förening/distrikt/krets kontaktar Junis datasamordnare ordförande/kontaktperson för den lokala verksamheten. Därefter görs en gemensam utredning om vad som hänt och ett gemensamt svar lämnas så snart det är möjligt.

  9. Ansvar för det tekniska systemet och anställdas behörighet
    Förbundet har ansvaret för det tekniska systemet och problem som kan uppstå med det.

    Förbundet ansvarar för att endast de ideella i landet och anställda på förbundsnivå som behöver det får tillgång till systemet, och att dessa får anpassad utbildning för sin behörighet. Detta ska regelbundet ses över.

  10. Gemensam kontaktpunkt
    Gemensamt personuppgiftsansvariga får utse en gemensam kontaktpunkt. Denna kontaktpunkt är Junis datasamordnare som nås på datasamordnare@junis.org eller via Junis växel på 08 – 672 60 70. Detta innebär att föreningar, distrikt och kretsar kan hänvisa frågor om den gemensamma hanteringen till datasamordnaren.

  11. Ikraftträdande och ändring
    Denna bilaga träder i kraft samtidigt som Junis integritetspolicy som denna bilaga tillhör antas av Junis förbundsstyrelse.

    Ändring av denna bilaga kan göras av Junis förbundsstyrelse och ska i så fall kommuniceras med övriga parter.
 
 
   
  Junis är barnens organisation. Vi finns i hela landet och ger möjlighet till roliga och utvecklande fritidsaktiviteter där barnen själva får vara med och bestämma. Verksamheten sker i nykter miljö med engagerade och utbildade ledare.

Junis står på barnens sida. Vi arbetar för att skapa opinion och påverka beslutsfattare – både i Sverige och internationellt – för barns rätt att växa upp i en trygg och nykter miljö. All vår verksamhet vilar på grundsatserna demokrati, solidaritet och nykterhet.


Junis på Facebook  Junis på Twitter  Junis på Instagram 
  Om Junis
Att vara ledare
Junis rapport
Junis shop
Trycksaker
Lediga tjänster

Besöksadress:
Gammelgårdsvägen 38
Telefon: 08 – 672 60 70
Fax: 08 – 672 60 01
E-postadress: info@junis.org

Postadress:
IOGT-NTOs Juniorförbund
Box 12825
112 97 STOCKHOLM


Junis Integritetspolicy